[세이프티퍼스트닷뉴스] 어느 회사나 조직을 막론하고 구성원들이 가장 크게 문제를 제기하는 것 중 하나가 바로 '회의'와 관련된 부정적인 이슈이다.

회의 자체가 많은 것도 문제지만, 회의를 하기 위해 준비해야 하는 회의 자료 작성 때문에 다들 심각한 문제를 제기한다. 어떤 회의가 되었든 회의가 진행되려면 회의 자료가 작성되어야 하는데, 대부분 실무자들의 몫이라는 것이다.

비슷한 내용의 자료들을 어떻게 가공하느냐에 따라 내용이 다른 듯 보이지만, 사실 같은 자료를 회의 주재자의 입맛에 따라 편집한 것에 불과하다. 따라서 자료를 준비해야 하는 실무자들은 부가가치 없는 반복적인 행위에 의욕을 상실하고, 스트레스를 받아 심지어 사표를 내는 경우도 있다.

불필요한 회의를 줄이고, 회의 자료를 준비하고 참석하는 데 소요되는 시간을 줄여서 생산적인 성과 창출 활동에 투입하려면 우선 현재 하고 있는 회의를 객관적으로 분석하고 혁신해야 한다. 회의 종류와 투입되는 시간과 원가, 참석 인원, 회의의 생산성 등에 대해 진지하게 검토해 봐야 한다.

회의가 많은 이유는 일을 하는 프로세스가 성과 중심으로, 인과적인 전략 중심으로 정착되어 있지 않아서 그렇다. 회의를 줄이려면 예측 가능한 시스템과 프로세스를 갖추는 것이 답이다. 회의가 회의 주재자의 개인기로 진행된다든지, 훈계식, 책임 전가식으로 진행되면 절대 안 된다. 회의의 핵심은 '성과 코칭'이다.

조직별로 필요한 회의의 기준은 일을 시작하기 전에 프리뷰하고, 일이 끝났을 때 리뷰하는 회의가 가장 기본 중의 기본이다. 팀이나 본부별로는 주간 단위로 매주 목요일이나 금요일에 이번 주 성과 리뷰를 하고, 다음 주 성과 프리뷰를 하는 것이 기본이다. 월간 단위로는 매월 25일에서 30일 사이에 이번 달 성과 리뷰를 하고, 다음 달 성과 프리뷰를 하는 것이 기본이다.

기간별 성과에 대한 리뷰와 프리뷰를 하는 회의를 제외하고는 과제나 프로젝트별로 문제 해결이나 전략에 대한 성과 코칭을 위한 회의이다. 문제 해결이나 전략에 대한 성과 코칭을 위한 회의에는 최소한의 필요 인원만 참석하면 된다.

회의에서 가장 조심해야 할 것은 기강을 잡기 위해서 실행하는 회의다. 이유 여하를 막론하고 이미 일어난 잘못된 일에 대해서는 당사자가 스스로 반성하고 개선하게 해야지, 상위 리더가 큰소리로 야단치고 질책한다고 해서 진정성 있는 반성이 제대로 이루어지지 않는다는 것을 명심해야 한다. 자칫하면 상위 리더의 분풀이나 화풀이의 장이 되는 회의는 다시 한번 생각해 봐야 한다. 회의를 최소한으로 하면 좋지만, 회의를 한다면 생산적이어야 한다.

회의의 형태를 크게 구분해 보면 정보 공유형 회의와 문제 해결형, 성과 코칭형 회의로 나눌 수 있다. 어떤 형태의 회의든지 안건 중심의 회의보다 기대하는 결과물 중심의 회의를 하는 것이 성과지향적이다.

정보 공유형 회의는 전달 사항에 대한 공지가 목적이므로, 정확하고 오해 없이 전달하면 된다. 가급적 매체를 통해서 하고, 잘 전달되었는지 궁금하면 랜덤으로 체크해 보면 된다.

문제 해결형, 성과 코칭형 회의는 최소 하루 전이라도 회의를 통해 기대하는 결과물을 객관적인 형태로 참석자들에게 미리 알려주고, 현재 상태와 생각하는 문제에 대해 글로 써서 객관적인 생각을 가져오게 해야 한다.

아무 생각 없이 회의에 참석해서 즉흥적으로 임기응변적으로 내뱉는 말들은 평소 자신이 가지고 있는 과거 경험과 지식 중심의 직관적 의견일 뿐이다.

회의에 참석하기 전에 기대하는 결과물을 미리 알려주지 못했다면, 회의에 참석해서 시작하기 전에 화이트보드에 기대하는 결과물을 구체적으로 적어 놓고 각자 생각하는 현재 상태와 기대하는 결과물 간의 차이를 해결할 수 있는 객관적인 생각을 글로 10분에서 15분 정도 먼저 적게 하고 시작하면 그나마 생산적이고 참여 지향적인 회의가 될 수 있다.

기대하는 결과물을 잘 모르면 현재 상태를 객관화할 수 없고, 기대하는 결과물과 현재 상태를 제대로 모르면 문제를 알 수 없다. 문제를 잘 모르면 해결할 수 없다. 회의에 방관자나 나그네로 참석하지 않게 하려면 회의 안건과 기대하는 결과물을 사전에 명확하게 부여하고, 기대하는 결과물을 성과로 창출하기 위한 전략을 반드시 글로 객관적인 생각을 써서 참석하게 해야 한다.