[세이프티퍼스트닷뉴스] 여러분의 조직에서는 정보가 어떻게 전달되는가? 조직의 활동과 행사에 관한 정보가 정기적으로 업데이트되고 있는가? 유용하고 관련 있는 주제에 대한 교육 세션과 워크숍이 있는가? 커뮤니케이션 형태는 조직의 커뮤니케이션 문화를 형성하는 데 도움된다. 여기에는 어떤 정보가 공유되고 어떻게 전달되는지 뿐만 아니라 근로자들이 정보를 잘 수용할 수 있는지도 포함된다.

조직과 근로자들은 이해관계자, 고객, 정부기관 등 다양한 사람들과 매순간 커뮤니케이션을 한다. 커뮤니케이션은 외부 커뮤니케이션(External Communications)과 내부 커뮤니케이션(Internal Communications)으로 크게 두 가지로 나뉜다. 외부 커뮤니케이션은 대중, 언론 등 외부에 콘텐츠 배포하는 것이고, 내부 커뮤니케이션은 회사 내 및 팀 전체의 정보 교환을 포함한다. 

내부 커뮤니케이션은 기업 정책 업데이트, 사내 소식지 및 전 근로자 통신망을 포함한 다양한 의사소통을 포함한다. 이러한 커뮤니케이션은 최적화 후 활용해야 직장 안전 프로그램과 최종적으로 팀원의 복지를 향상시킬 수 있다.

우리는 EHS 문제를 염두에 두고 내부 커뮤니케이션을 개발할 수 있다. 이 자료들은 사람들을 보호하기 위한 안전 목표를 중심으로 만들어진다. 따라서 내부 커뮤니케이션 도구는 조직에서 우선 순위가 되어야 한다.

경영층과 안전 관리자는 다양한 유형의 콘텐츠와 정보를 내부적으로 전달해야 하므로 사용 가능한 모든 채널을 활용하여 핵심 메시지가 제대로 전달되는지 확인해야 한다. 전 세계적으로 원격 작업이 증가함에 따라 이는 그 어느 때보다 중요하다. 이처럼 내부 커뮤니케이션 옵션도 크게 증가했다.

다음과 같은 몇 가지 내부 의사소통 채널이 필수적이다:

메시지를 적절하게 전달할 수 있도록 하는 데 있어서 각각의 의사소통 형태에는 장단점이 있다. 다음은 안전 전문가들이 여러분의 산업 안전 프로그램을 개선하는 데 필수적인 역할을 할 수 있는 다섯 가지 방법이다.

1. 비상상황에 대한 계획

내부 커뮤니케이션을 위해 비상상황에 대한 계획이 우선되어야 하는 이유 중 하나는 예상치 못한 상황에 대비하는 데 도움이 될 수 있기 때문이다.

비상상황에 대한 계획을 수립할 때는 조직의 모든 계층이 내부적으로 연결되어 가치 있는 정보를 수집하고 문서화하는 것이 필수적이다. 계획이 완료되면 내부적으로 문서를 배포해야 하며, 이 계획의 가치와 중요성을 근로자들에게 명확하게 전달해야 한다. 계획은 사무실, 현장 또는 다른 곳에서 근무하는 근로자들에게 자주 업데이트되고 쉽게 접근할 수 있어야 한다. 미국 OSHA은 경영층이 긴급 보고 절차, 긴급 연락처 등 일정한 정보를 가진 긴급상황에 대한 계획을 갖도록 요구하고 있다.

2. 안전 위험 보고

직업적 위험을 감지하는 가장 효과적인 방법은 실제 작업 현장에서 작업을 수행하며 눈과 귀로 경험하는 근로자들이다. 안전 관리자는 작업 중에 확인할 수 있거나 예상할 수 있는 안전 위험을 근로자가 내부적으로 보고할 수 있는 채널과 수단을 제공하는 것을 고려할 수 있다.

안전 위험 보고는 누군가가 다치기 전에 고용주가 안전 위험을 완화하는 데 도움이 되기 위해 이메일이나 온라인 설문과 같이 간단하고 접근 가능해야 한다. 이러한 내부 커뮤니케이션 경로가 생성되기 전에 안전 관리자는 안전 위험 및 기타 필요한 정보를 보고할 수 있는 방법을 근로자에게 명확하게 설명해야 한다.

3. 책임 및 규정 준수

강력한 내부 커뮤니케이션을 통해 조직 내 모든 근로자들이 새로운 안전 프로토콜은 물론 관련 OHS 법규 및 규정에 대해 최신 정보를 얻고 교육을 받게 된다. 이는 조직이 연방 및 주 차원에서 OHS 법규를 준수하는 동시에 근로자들을 위험으로부터 보호하는 데 도움이 될 것이다.

안전 관련 법규는 이해하기 어렵고 전문 용어를 사용하여 작성될 수 있기 때문에 경영층은 근로자들에게 이 법규의 내용을 직접 전달해야 하며, 근로자들이 새로운 안전 조치나 프로토콜을 실행하는 이유를 받아들일 수 있게 해야 한다. 이는 근로자들이 훨씬 더 빨리 이해할 수 있도록 할 뿐만 아니라 안전 정보를 근로자들이 이해할 수 있는 방식으로 전달해야 한다는 OSHA의 요구 조건을 충족할 수 있다.

4. 안전훈련 및 교육

안전 교육은 근로자들에게 안전 관행과 습관을 교육하기 위한 영향력 있는 의사소통 수단이다. 참여적 안전 교육은 OHS 지식뿐만 아니라 근로자 간, 경영층과의 관계를 강화할 수 있다.

실습 교육이든 온라인 과정이든 모든 형태의 안전 교육은 해당 교육 내용이 근무 중 근로자들의 안전에 도움이 된다는 것을 알려야 한다. 또한 안전 관리자들이 근로자들의 학습 선호도와 요구를 충족시키기 위해 하나 이상의 다양한 방식으로 메시지를 전달하는 것이 필수적이다.

5. 안전문화

근로자들이 스스로 편안함을 느끼고 안전문제에 대해 목소리를 낼 수 있도록 심리적 안전을 구축하는 부분에도 탄탄한 안전문화가 중요하다. 모든 근로자는 자신의 목소리가 중요하고 안전이 경영층과 직장 동료들에게 우선이라는 것을 알고 작업하기를 원한다. 내부 소통을 강화하는 것도 안전 문화를 강화하는 한 방법이다.

내부적으로 안전을 전달하기 위해 어떤 채널을 선택하든, 그 채널들이 접근 가능하고 사용하기 쉽도록 해야 한다. 궁극적인 목표는 근로자들이 일하는 동안 안전하게 지내는 데 필요한 정보와 자원을 가지도록 조직을 연결된 상태로 유지하는 것이다. 이것은 월간 뉴스레터, 워크숍과 같은 직접적인 기회를 의미할 수 있다. 아무리 강력한 내부 커뮤니케이션을 추구하더라도, 무엇이 전달되고 있는지, 무엇이 개선되어야 하는지 확인하기 위해 지속적으로 근로자와 의사소통해야 한다.

※ 본 기사는 EHS Today의 기사 '5 Ways Strong Internal Communication Keeps Workers Safe'를 참고하여 작성하였음.